处理文件

由乔•Caradonna Dilk帕蒂Caradonna,杰里
从2023年2月的问题

F许多企业,文档存储和破坏必须至少每年完成。随着公司的发展,越来越多的文献开始积累,使办公空间消失了。即使在商业世界的转向更多的数字存储解决方案,论文,文件,和其他文件仍继续增加。

外包文档存储确保文件保存在一个安全的环境,很容易访问。时销毁文件,外包给专业分解业务提供了安全的破坏。通过外包文档,存储或分解到一个有信誉的生意,你可以确定后公司所有州和联邦法规。

对于许多企业而言,这些规定包括,公平和准确的信贷交易法案》(呈文),《金融服务现代化法案》(GLBA),萨班斯-奥克斯利法案(SOX),健康保险流通与责任法案(HIPAA)。这些法律,如果坏了,包括高额罚款和处罚企业未能文档销毁政策以及适当的存储过程。

知道文件销毁

旧的、不需要的业务,个人,和税收文件可用于破坏。最初税收文件必须至少7年,数码扫描安全存储。七年后,你可以摧毁自由空间的文件在您的文件系统。为了避免法律问题,使用一个现场分解外包业务的破坏文件和其他文件。这些企业将前往你的位置并销毁的文件在你的办公室。分解完成后,公司将为您提供证书破坏继续合规文件作为证据。

专业现场分解业务确保文件安全销毁,并立即送往回收中心。现场分解是一种最安全的方式销毁文件,因为你可以见证这个过程从头到尾保管链并保持完好无损。

存储文件

如果需要长时间访问某些文件,使用专业文档存储公司。这些企业将在你的论文文档并将它们存储在一个防火和安全的环境。大多数设施将你的电子文件到计算机系统通过使用条形码在每个文件,允许快速和容易的访问,以防出现情况立即需要一个文件。HIPAA等更安全的文件,文件,识别和指挥系统程序以保护公司不受任何潜在的法律问题。

业务记录包含多年的重要和机密信息在您的业务,客户服务和产品。业主和运营商依靠这些信息做出正确的决策使企业平稳运行。管理信息是很困难的,特别是对于中小企业,没有很多的空间把这些重要的文件。外包您的记录管理离线设备最好的办法是防止未经授权的访问,数据泄露,盗窃,滥用,处罚和法律诉讼。

不要使用订书

你的客户和员工信任你以保证他们的信息安全。很多时候,企业主会租一个人仓储设施和堆栈框里面的文件。这是任何企业所有者或管理者应该做的最后一件事时安全地存储文件。越来越多的存储设施不够安全的州和联邦法规。他们也容易受到水的破坏、火灾和盗窃。

使用离线文档储存设施可以确保你的文件在一个安全的环境,仍可访问。摧毁旧文件时,总是使用一个现场保管链分解公司,这样你就能保持完整,并确保你的文件正确销毁和回收。总是与你的文件采取额外的预防措施,这样你就不会违反任何法律或让你的文件落入坏人之手。最好留给专业人士。

乔和帕蒂Caradonna的主人PROSHRED亚利桑那州位于坦佩亚利桑那。PROSHRED亚利桑那州专家文档分解为小型和大型企业以及个人文档销毁的需要。

杰瑞Dilk是信息治理的高级顾问数据存储中心在凤凰城,亚利桑那州。数据存储中心自1989年以来一直为大凤凰城地区企业提供服务。

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