15个步骤集中设施管理

由约翰·k·鲍威尔,法学博士,体育

local政府频繁的跨地理区域的多个设施分散,甚至有时远远超出。联邦和各州政府、大学、度假村、医院、和许多其他的私营企业也分享这共同之处。这些设施、建筑物、及其相关设备的任何组织所拥有的最有价值的资产。因此,这些被妥善照顾和维护至关重要。然而,经验表明这并非总是如此。

的价值,这些设施可以同样复杂。地方政府,尤其是提供全面服务的直辖市,尺寸,设计和设施也会相差甚远。设施,如发电厂、机场、警察和消防局,动物收容所,社区游泳池,公园,和写字楼提供多种多样的挑战。

员工驻扎在这些设施有不同级别的建筑维修的专业知识,,往往没有正式训练设施管理问题。诚然,这些员工经常被雇来完成不同的任务完全无关的建设维护。因此,对于典型的现场员工分配这个陌生的任务,照顾建筑有时意味着等到一些优惠,进行互联网搜索,并选择第一个可用的承包商。没有必要的专业知识,承包商提出的补救措施通常被认为正确的,接受的成本。员工可以回到他或她的核心职责,等待下一个紧急出现与客户希望这不是在高峰季节,几个小时后,或在其他一些不便。反应,修复、重复。但是通常没有经验教训、经验共享,或竞争定价执行。

所以一个机构如何才能解决这一设施管理困境?的开发和实现一个解决方案是通过一个集中的设施管理(CFM)计划。集中相关设施建设、维护和修复可以被证明是一个有效的、高效的方法来管理大型、多站点组织。集中提供一致性的设计、材料、价格、保证等等。下面的步骤可以帮助一个组织与发展中一个成功的CFM程序。

环境服务和设施的塔拉哈西,佛罗里达州我目前负责开发和实施城市的第一个CFM程序将一致性的设计,材料,对所有新建筑和定价,维护和维修活动。作为一个提供全面服务的直辖市,拥有并经营着超过500设施,建筑,和支持结构在160网站。这些设施体型大小和目的,包括发电厂、污水处理厂、警察和消防局,写字楼、公园、水上中心,和一个国际机场。我实现这个项目在城市经理的支持下,里卡多·费尔南德斯和城市经理助理,拉乌尔拉文。

向集中的设施管理

1。的支持:听起来陈词滥调,但是改变是更有效的支持。不仅仅是许多重要的因素之一,但最重要的关键成功因素任何新的项目或计划。是否这个想法从顶部开始,支持从上面将适当的语气让员工注意到这个新方法是一个优先考虑的组织。员工更愿意购买一个项目,如果他们知道管理是完全支持它。添加必要的资源(如人力资源和资金也更有可能与最高管理层的支持。

2。建立核心团队和收集数据:当前的设备管理实践必须评估之前初步策略可以开发。首先确定一个内部“核心团队”由合格的员工培训建设有关事项,组织的知识,理解和承认集权的好处。收集尽可能多的容易获得的信息,包括设施的数量、地理位置、大小、年龄、目的,游客数量和预算实践。每周或更经常开会讨论结果,并在不同的位置在整个组织第一手观察设施条件。与其他组织类似的大小或目的,特别是那些已经成功实施了CFM程序。

3所示。通知管理:发送了一份备忘录,上层管理宣布CFM的发展,并简要讨论了如何将受益。包括这样的词“划算”,“高效”和“流线型。“避免谈论如何工作,具体细节和内部流程将稍后进行。这可能是第一个人听说过CFM计划宣布保持轻松和乐观,几乎庆祝。毕竟,如果实施得当,该计划将使他们的工作更容易。最后,征求他们的反馈。记住,设施管理是关于客户服务。

4所示。开发一个建筑联系人列表:几周后发送管理公告,发送一个到当前列表的代表。这是宣布的形成程序,简要地告诉他们这是如何积极发展,通知他们,他们已确定作为官方代表或建筑或设施的主要联系人。这个列表将重要的紧急情况下,以后也是你实现一个以计算机为基础的工作订单系统。要求他们提供更新联系信息。现在,这个词应该开始蔓延在整个组织。

5。准备立即请求:一些内部客户将收到通知后立即开始联系你。记住,你的客户并不在商业建筑维护,他们可能认为这是一个机会,急需的援助。虽然仍在开发的早期阶段,借此机会倾听,如果你能帮助他们。它可能是小如修复破碎的灯具或松散的栏杆。如果他们准备邀请你到他们的设施,然后利用它。你可能会发现,其他设施不开放,愿意,或兴奋。他们可能认为失去了他们的控制。

6。请求设备愿望清单:问工厂代表准备一个项目“愿望清单。“这个练习迫使他们认为对他们的设施和优先战略需要和想要的。这表明他们是合作伙伴在这个过程。它还可以帮助你开发一个基线需求评估。理想情况下,项目在CFM资本改进计划将配合一些愿望清单上的项目。

7所示。选择程序模型:定义类型的CFM程序开发:全方位服务或限制范围。一些程序处理从暖通空调设计和屋顶更换安全及害虫防治。其他程序可能只处理高水平设计和施工监督工作。而后者“Architect-Contractor-Engineer”(ACE) model-leaves小日常维修和维护工作从CFM设施本身以最少的监管部门。另一个常见的模式是“日常维护和修复”(RMR)模型,这是相反的ACE模型。在这个场景中,CFM部门将处理所有常规和次要的维护、维修和更换,害虫控制和保管的工作,和合同的更高层次的设计工作需要专业工程,例如。RMR方法将使用更多的技术人员和维修人员派遣,与相关的卡车,工具和设备。

8。确定的人员安排:如果从头开始开发一个程序对现有的组织,然后可能是有限的资源,包括人力资源。组织并不急于投资一个新项目之前有对员工能力的信心,特别是如果他们得到了一切照旧。准备创造性的利用你的时间和你的组织已经拥有的资源。

根据组织的具体特征,和CFM程序模型的类型选择,CFM员工的理想数量会有所不同greatly-anywhere每百万平方英尺,从40到80人。然而,比率可能会低得多,至少开始。因此,外包的一些工作可能是不可避免的。

9。识别和添加员工:确定组织内的人已经拥有必要的技能,谁可能已经做了类似的工作。人力资源可以协助。当一个组织可能会犹豫是否要添加新的职位,他们可能更愿意或将现有的转变,更好地利用技能没有任何净收益的全职员工。列表组织中所有的人,一个基本的了解设施相关技能和贸易认证会对您有帮助。同样,位置可以通过摩擦开放或退休,可以用来匹配程序的需要。

10。限制采购做法:限制员工从外部供应商购买商品和服务。在大型组织中,合同通常会应用到多个设施。因此重要的是,一个办公室的主要责任对每个合同是指定的。CFM部门应该是这个办公室所有构建相关合同。任何改变订单,修改、扩展或续签合同的流过,应该CFM授权的部门。CFM部门也可以与多个承包商建立持续的服务协议所以他们“资格预审”标准等经验,保险,和定价。这将方便盘后紧急的事件。无论哪种方式,控制采购实践组织将有一个重大而积极的影响。

11。采用CFM政策:开发组织范围的CFM政策即所有建设、改造、变更、修理、更换,维护,和拆迁活动应当审查,批准和CFM部门管理。根据所选择的模型,语言的广度和范围管理服务可能需要缩小。

这一政策的重要性不能被夸大,因为它可以作为整个程序的支柱。因此,它应该是组织的负责人签署的或被任命者。从理论上讲,如果一个组织编写良好的CFM政策但没有其他资源,资金,或设施相关政策,它仍然可以运行一个semi-effective CFM项目因为所有设施相关项目必须流经CFM部门审查和批准。

本质上,这个政策,如果正确执行,给CFM部门几乎唯一的权威来决定哪些项目获得资助。即使建筑或受影响的部门有自己的资金可用,他们不能被用于没有CFM的构建项目相关部门的审查和同意。

12。提供例外CFM政策:在组织范围内考虑提供例外CFM政策项目,需要训练有素的技术人员,专业设备。例如电力变电站或变压器、或增强安全或安全协议申请,如发电厂或机场。异常紧急维修也可能是适当的。

同样,政策应该允许CFM部门有关纬度来决定何时和在什么水平。如果工作很简单,需要进行,有足够的可用资金,和承包商已经预先批准,可能不是一个直接监督日常工作需要。检验工作完成后可能不足以确保已经正确完成。与灵活性的政策也允许CFM部门成长和发展,同时有一个政策,五年后同样适用。

13。开发建设相关政策:额外的政策应该被开发来解决常见的建筑维修和维护问题。例如,在大型组织有可能从来没有一个月,一些内部绘画不是进行。室内绘画政策规定颜色油漆之间可以共享设施,墙可以轻易触碰,传达了一个常见的品牌或将是有益的。反射率也可能解决的政策,以尽量减少人工照明的需求以及挥发性有机化合物(VOC)含量对人类健康和环境。

应该颁布政策等其他常见问题和建筑组件的地毯,照明,绿化,地板清洁。

14。进行基线评估:是否进行了通过使用一个外部与内部员工或顾问的基线评估建筑条件从屋顶到地下室是非常宝贵的。这个评估可以帮助CFM部门更好地理解建筑组件的寿命,以及开发一个设备库存、预防性维护计划,并长期资本的改进计划。除此之外,该评估可以用来开发即将到来的财政年度的预算。

设施管理人员可能会发现其他员工在他们的组织可以直接受益于这个评估过程中收集的信息,如部门负责保险政策、风险管理、或遵守《美国残疾人法案》。

15。确定资金来源:不用说,如果你管理钱你会怎么花的控制权。但是,你首先需要确定的资金从哪里来。例如,您可能将维修基金从设备本身CFM部门。这是一个具有挑战性的任务一个大型组织目前分散系统和多个部门,部门和相关的基金。一些设备可能有自己的维修预算,而有些则不行。假设有一个专门的维护预算,它很可能是资金不足。一个组织也可以选择开始分配系统计算基于面积的基础上,然后每年校准更好地反映实际情况。这个迭代过程可以工作,但可能需要几年才能恰到好处。

多个属性和建筑的组织会发现,CFM正确制定和实施程序可以帮助确保相关设施建设、改造、维护和修理工作是一致的和具有成本效益的。集中的过程将产生重大的积极影响健康,安全和福利的住户和组织的底线。

鲍威尔是一个授权的律师,专业工程师,注册总承包商在佛罗里达州,拥有超过20年的经验在环境、土地使用和建筑相关的问题。他是环境服务和设施部门主任的塔拉哈西市FL (www.talgov.com/eper/eperHome.aspx)。

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